Du skal sørge for at sende fakturaerne til dine kunder så hurtigt som muligt, og samtidig skal du sørge for, at betalingsfristen er så kort som mulig. Læs her om, hvilke muligheder du har for at få dine tilgodehavender hjem.
Sørg for, at din virksomhed har klare regler for, hvornår de forskellige kundetyper skal betale for varer og tjenesteydelser. Hvis du driver en butik eller restauration, er det typisk kontant betaling, som ofte foregår via et betalingskort. Der kan dog sagtens være undtagelser, som eksempelvis hvis du fra en restauration leverer til private fester og selskaber. Her kan du sikre betalingen ved at kræve forudbetaling eller depositum.
Betalingsfristen kan være en specifik dato eller kan eksempelvis blot være ”netto kontant” eller ”netto kontant 8 dage”. Denne dato har betydning for, hvornår du kan kræve renter og rykke for betaling.
I handler mellem virksomheder kan betalingsfristen som udgangspunkt ikke overstige 30 dage, med mindre sælger accepterer en længere frist. Det kan dog være svært at være en lille virksomhed, når en stor kunde, trods lovens udgangspunkt på de 30 dage, kræver to eller tre måneders frist i stedet. Til gengæld er betalingen fra større kunder ofte mere sikker.
Du må sende tre rykkere
Når betalingsfristen er overskredet, kan du rykke kunden, som regel ved at du ringer, sender en e-mail eller et brev. Det er ikke altid behageligt at tage telefonen og ringe, men det kan være det, der får kunden til at reagere. Har kunden ikke overholdt betalingsfristen, kan du opkræve et rykkergebyr sammen med rykkeren. Et rykkergebyr fra en privat erhvervsdrivende må højst være på 100 kroner per rykker. Gebyret må opkræves på tre rykkere i alt, og der skal gå mindst 10 dage imellem hver rykker. Oven i rykkergebyret kan du yderligere kræve et kompensationsbeløb på op til 310 kroner for betalingsmisligholdelse ved overskridelse af betalingsfrist. Dette gælder kun i erhvervsforhold, og du kan altså ikke kræve kompensationsbeløbet af private kunder.
Otte procent i strafrente
Hvis kunden betaler for sent, kan du desuden beregne renter af det skyldige beløb.
Som hovedregel kan der tilskrives renter efter forfaldsdatoen. Der skal dog som udgangspunkt været gået mindst 30 dage fra faktureringsdatoen. Renterne kan aftales individuelt i erhvervsforhold, men udgør i udgangspunktet en årlig strafrente på otte procent plus Nationalbankens udlånsrente i henhold til renteloven. Nationalbankens udlånsrente er tæt på nul, men otte procent er i sig selv en høj forrentning.
Mens tiden før kunden betaler går, øges risikoen for, at kunden ikke betaler. Når du tilskriver renter, er den primære grund derfor at motivere kunden til at betale, og ofte vil rykkeren med de tilskrevne renter sikre, at kunden i det mindste får afregnet det oprindelige beløb. Dit it-system kan måske beregne renterne automatisk og håndtere rykkere og kompensationsbeløb.
På den måde kan du sikre dig, at du har en ensartet rykkerprocedure.
Inkasso
Hvis kunden ikke betaler trods dine rykkere, kan du indlede en inkassosag, hvor du får hjælp af eksempelvis et inkassofirma til at få pengene hjem. Herved pålægges kunden også inkassoomkostninger. Du skal dog huske, at det i første omgang er din virksomhed, der skal afholde udgiften til inkasso. Hvis kunden ender med slet ikke at betale, kan du risikere, at du mister dit tilgodehavende, samtidig med at du skal betale omkostningerne til inkasso. Inden du indleder en inkassosag, kan du på sidste rykker skrive: ”Modtages betaling ikke inden 10 dage, vil sagen blive oversendt til inkasso, hvilket vil betyde yderligere omkostninger for dig”. Vær opmærksom på, at fakturakrav er forældet efter tre år. Din revisor kender i øvrigt reglerne for moms ved tab på kunder, og for hvornår et tab på kunden er fradragsberettiget. Overvej altid, hvad du kan gøre for at få pengene hurtigt hjem, fordi du så også har langt større chancer for at bevare et godt forhold til kunden.
Kilde: Din Revisor Informerer 3. kvartal 2015
